2–4 minggu sebelum acara
Ini fase “rapih data” dan komunikasi awal.
- Pastikan admin cabang aktif dan tahu tugasnya.
- Minta update domisili umum (kota) untuk peta.
- Rapikan relasi pasangan dan anak (yang sering missing).
1–2 minggu sebelum acara
Fokus ke konfirmasi kehadiran dan finalisasi informasi.
- Buka dan rapikan absensi tahunan untuk cabang keluarga.
- Pastikan nomor kontak penting tidak kosong (tanpa memaksa semua orang).
- Buat pengumuman admin tentang detail acara.
H-1 sampai hari-H
Siapkan materi yang paling sering dibutuhkan saat acara.
- Export pohon (PNG/PDF) untuk dibagikan atau dicetak.
- Siapkan daftar cabang keluarga (untuk registrasi).
- Tentukan PIC per wilayah/cabang.
Setelah acara
Gunakan momentum reuni untuk memperbarui data.
- Update status absensi final.
- Tambahkan anggota baru (kelahiran/nikah) yang terkonfirmasi.
- Simpan arsip export dan ringkasan acara.